Apruebas las asignaturas en destino, vuelves con el Transcript en la mano y descubres que la nota que aparece en tu expediente español no se parece a la que sacaste en Italia o Alemania. O peor: tu coordinador "ajusta" la conversión y te baja medio punto. Esto pasa más de lo que debería. Aquí está cómo funciona la convalidación oficial, qué documentos necesitas y cómo reclamar si el proceso falla.
Qué se convalida y bajo qué reglas
La convalidación Erasmus está regulada por la normativa europea Erasmus+ y por el Real Decreto 822/2021 que regula las enseñanzas universitarias en España. Las dos reglas básicas:
- Las asignaturas que figuran en el Learning Agreement firmado por las tres partes y aprobadas con calificación positiva en destino se reconocen automáticamente en tu expediente. No es una posibilidad, es una obligación.
- La conversión de la calificación numérica se hace según la tabla ECTS de tu universidad de origen, que cada institución publica con criterios públicos y verificables.
Si tu universidad respeta estas dos reglas, la convalidación es trámite administrativo. Si no, hay margen de reclamación — y veremos cómo más abajo.
Documentos que necesitas al volver
Sin todos no se inicia el procedimiento administrativo. Lleva siempre originales y copias digitales en la nube:
Transcript of Records
Es el documento oficial firmado y sellado por la universidad de destino con:
- Lista completa de asignaturas cursadas con códigos.
- Calificación numérica en la escala local (italiana 30, alemana 1.0-5.0, etc.).
- ECTS de cada asignatura.
- Fecha de evaluación.
- Firma y sello de la oficina académica de destino.
En 2026 muchas universidades emiten el Transcript en formato PDF firmado digitalmente (válido) o por la plataforma EDC (Europass Digital Credentials). Algunas todavía lo envían por correo postal en papel. Pregunta a destino antes de salir cómo lo emiten y cuánto tardan tras el cierre de actas.
Learning Agreement final firmado
Descargado de OLA con todas las modificaciones aceptadas y la firma de las tres partes. Es la prueba de que las asignaturas reconocidas estaban autorizadas.
Certificado de estancia
Documento con fechas exactas de inicio y fin de tu movilidad firmado por destino. Lo necesitas para:
- Liquidar el último 20% de la beca SEPIE.
- Confirmar que la estancia mínima de 2 meses se cumplió.
- Que SEPIE ajuste el pago si llegaste o te fuiste fuera de fecha pactada.
Informe del estudiante (EU Survey)
Cuestionario en línea que te llega por correo automáticamente al cerrar la movilidad. Es obligatorio completarlo. Sin él, no se libera el último pago de la beca ni se cierra el expediente Erasmus.
Conversión de notas — Cómo se hace correctamente
Cada universidad española tiene una tabla ECTS de equivalencias que publica para cada uno de sus convenios o por sistema de calificación:
- Italia (escala 18-30) → escala española (5-10).
- Alemania (escala 1.0-5.0, donde 1.0 es la mejor) → escala española.
- Países Bajos (escala 1-10, similar a la española pero con criterios distintos).
- Reino Unido / Irlanda (escala porcentual con honors classifications).
- Países nórdicos (escalas locales A-F o 1-5).
La tabla ECTS de tu universidad debe ser pública: pídela en la oficina internacional o búscala en la web. Si la conversión que te aplican no coincide con la tabla, tienes derecho a pedir explicación por escrito.
Ejemplo común — escala italiana 18-30:
- 18-19/30 → 5-5,9 (aprobado)
- 20-23/30 → 6-6,9 (aprobado)
- 24-26/30 → 7-7,9 (notable bajo)
- 27-28/30 → 8-8,9 (notable alto)
- 29-30/30 → 9-9,9 (sobresaliente)
- 30 e lode → 10 (matrícula de honor)
No todas las universidades aplican exactamente esta tabla — algunas tienen variaciones de medio punto. Pero el principio general (a mayor nota italiana, mayor nota española en proporción) debe respetarse.
El procedimiento administrativo al volver
Pasos formales tras volver, en este orden:
1. Reunir documentación
Transcript, LA final, certificado de estancia y EU Survey completado. Sin uno de estos, no se inicia el procedimiento.
2. Solicitud formal en la secretaría / oficina internacional
Cada universidad tiene su procedimiento. Lo habitual: rellenar formulario de "solicitud de incorporación de calificaciones obtenidas en movilidad Erasmus" y entregar Transcript + LA. Plazo típico: 30 días desde tu vuelta.
3. Revisión por el coordinador académico
Tu coordinador en origen revisa que las asignaturas aprobadas en destino correspondan con las pactadas en LA, aplica la conversión de notas y emite informe. Plazo típico: 2-6 semanas.
4. Incorporación al expediente
La secretaría académica incorpora las calificaciones al expediente oficial. Plazo: 1-3 semanas adicionales.
Tiempo total: entre 1,5 y 3 meses desde que entregas la documentación. Si pasa de 3 meses, es legítimo reclamar.
Errores comunes y cómo reclamar
Cuatro problemas que se repiten cada año:
Problema 1: "El coordinador convalidó solo algunas asignaturas"
Si las asignaturas estaban en el Learning Agreement firmado y aprobadas con nota positiva en el Transcript, deben convalidarse. La convalidación parcial sin justificación es ilegal.
Acción:
- Pide al coordinador la resolución por escrito explicando por qué no se convalida cada asignatura concreta.
- Si la respuesta no se ajusta a la normativa Erasmus+, presenta alegación formal en registro de la universidad.
- Si no responden o mantienen la decisión, recurso ante el Defensor Universitario o Vicerrectorado de Estudiantes.
Problema 2: "Me bajaron la nota al convertirla"
La conversión debe seguir la tabla ECTS oficial de tu universidad. Conversiones "discrecionales" que penalizan al estudiante son recurribles.
Acción:
- Pide la tabla de conversión oficial por escrito.
- Compara con la conversión aplicada en tu Transcript.
- Si no coincide, alegación formal pidiendo la conversión según tabla.
Problema 3: "Mi facultad no reconoce optatividad libre con asignaturas Erasmus"
Algunas facultades restrictivas aceptan solo asignaturas con equivalencia 1:1 en su plan de estudios y rechazan que asignaturas Erasmus cuenten como optatividad genérica. Esto suele depender de cómo se firmó la Tabla B.
Acción:
- Si lo firmaste como optatividad libre antes de salir, deben respetarlo. Reclamación si no se respeta.
- Si lo firmaste como equivalencia 1:1 y al volver no hay match, hay menos margen — fue un error de planificación. Aun así, suele haber vía intermedia (cómputo como créditos genéricos del plan).
Problema 4: "Tarda meses sin saber qué pasa"
Si pasan más de 3 meses sin resolución, escribe a la secretaría académica pidiendo información sobre el estado del expediente y plazo estimado. Si no responden, escala al Defensor Universitario.
Cómo afecta la convalidación a tu nota media
Las asignaturas convalidadas cuentan en tu nota media de expediente. Esto tiene implicaciones:
- Si has sacado notas altas en destino, te suben la nota media del grado.
- Si has sacado notas justas, te bajan la nota media.
En carreras donde el expediente importa para becas posteriores (másteres competitivos, beca general renovada, plazas en doctorado), Erasmus puede ser estratégico tanto para subir como para "reposar" un curso. Conviene saberlo: las universidades europeas no son sistemáticamente más fáciles que las españolas. Italia y Países Bajos suelen ser exigentes; algunas universidades nórdicas tienen sistemas de calificación pasa/no pasa más laxos en superficie pero con corte severo.
Casos especiales
Suspendiste alguna asignatura en destino
Las suspensas no se convalidan. Tienes dos opciones:
- Recuperar en destino si el calendario de la universidad de destino lo permite (segunda convocatoria en septiembre u otoño).
- Cursar la asignatura equivalente en origen al volver. La asignatura aparece como suspendida en destino y sin reconocer en origen.
Si la suma de ECTS aprobados queda por debajo del 60-70% comprometido, riesgo de devolución parcial de la beca.
Hiciste prácticas (KA131-SMP)
La convalidación va por Training Agreement + informe del tutor + certificado de prácticas. Las prácticas Erasmus convalidan los créditos de prácticas externas del plan de estudios o como optatividad libre si el plan no las prevé. Confírmalo con tu coordinador antes de salir.
Tu universidad de destino entrega el Transcript con retraso
No es raro: algunas universidades europeas tardan 2-4 meses tras el cierre de actas en emitir el Transcript oficial. Si tu vuelta coincide con cierre de matrícula del nuevo curso, esto puede ser un problema.
Acción:
- Pide a destino una certificación provisional firmada con las notas conocidas.
- Llévala a tu universidad para iniciar el procedimiento provisional.
- Cuando llegue el Transcript oficial, sustituye al provisional.
Plazo realista para tener todo cerrado
Para una vuelta en julio:
- Julio-agosto: recibes Transcript, certificado de estancia, completas EU Survey.
- Septiembre: solicitud de convalidación en tu universidad.
- Octubre-noviembre: revisión y resolución del coordinador.
- Diciembre: incorporación al expediente.
Para una vuelta en febrero (semestre de invierno):
- Febrero-marzo: documentación completa.
- Abril: solicitud.
- Mayo-junio: resolución.
- Julio: en expediente.
Si tu vuelta es a mitad de un curso académico, lo anterior solapa con clases nuevas. Solicita el procedimiento de convalidación lo antes posible, no esperes a tener tiempo libre.
Para entender los plazos del Learning Agreement antes de salir, mira la guía OLA paso a paso. Para la beca y el último 20% que se libera al cerrar el expediente, repasa la guía de la beca Erasmus 2026. La fuente oficial sobre la normativa de movilidad europea es la web de SEPIE, y el marco general en la Comisión Europea.