Superi gli esami nell'ateneo di destinazione, torni con il Transcript in mano e scopri che il voto registrato nella tua carriera italiana non assomiglia a quello che hai preso in Spagna o in Germania. O peggio: il tuo coordinatore "aggiusta" la conversione e ti abbassa di un paio di punti. Succede più spesso di quanto dovrebbe. Ecco come funziona la convalida ufficiale, quali documenti ti servono e come fare ricorso se il processo si inceppa.
Cosa si convalida e con quali regole
La convalida Erasmus è regolata dalla normativa europea Erasmus+ e dal sistema dei crediti formativi universitari (CFU) previsto dall'ordinamento italiano. Le due regole di base:
- Gli esami che figurano nel Learning Agreement firmato dalle tre parti e superati con esito positivo nell'ateneo di destinazione vengono riconosciuti automaticamente nella tua carriera. Non è una possibilità, è un obbligo, a patto che la convalida sia stata concordata nel Learning Agreement prima della partenza.
- La conversione del voto numerico si fa secondo la tabella ECTS del tuo ateneo di origine, che ogni università pubblica con criteri trasparenti e verificabili. In Italia il voto estero viene riportato in trentesimi (18 = sufficienza, fino a 30 e 30 e lode) e i crediti ECTS si convertono uno a uno in CFU (1 CFU = 1 ECTS).
Se il tuo ateneo rispetta queste due regole, la convalida è un semplice atto amministrativo gestito dal Consiglio di Corso di Studio o dalla Commissione dell'ateneo. Se non lo fa, c'è margine di ricorso — e vediamo come più sotto.
Documenti che ti servono al rientro
Senza tutti questi non si avvia la pratica amministrativa. Tieni sempre originali e copie digitali nel cloud:
Transcript of Records
È il documento ufficiale firmato e timbrato dall'università di destinazione che riporta:
- Elenco completo degli esami sostenuti con i relativi codici.
- Voto numerico nella scala locale (spagnola 0-10, tedesca 1,0-5,0, ecc.).
- ECTS di ogni esame.
- Data di valutazione.
- Firma e timbro dell'ufficio accademico di destinazione.
Nel 2026 molte università rilasciano il Transcript in formato PDF con firma digitale (valido) o tramite la piattaforma EDC (Europass Digital Credentials). Alcune lo inviano ancora per posta in cartaceo. Chiedi alla sede ospitante prima di partire come lo emettono e quanto ci mettono dopo la chiusura dei verbali d'esame.
Learning Agreement finale firmato
Scaricato dall'OLA con tutte le modifiche accettate e la firma delle tre parti. È la prova che gli esami riconosciuti erano autorizzati.
Certificato di soggiorno (Certificate of Attendance)
Documento con le date esatte di inizio e fine della mobilità firmato dalla sede ospitante. Ti serve per:
- Liquidare l'ultimo 20% della borsa INDIRE.
- Confermare che il periodo minimo di 2 mesi è stato rispettato.
- Far ricalcolare all'INDIRE il pagamento se sei arrivato o partito fuori dalle date pattuite.
Relazione dello studente (EU Survey)
Questionario online che ti arriva via email in automatico alla chiusura della mobilità. È obbligatorio compilarlo. Senza, non viene sbloccato l'ultimo pagamento della borsa né si chiude la pratica Erasmus.
Conversione dei voti — Come si fa correttamente
Ogni ateneo italiano ha una tabella ECTS di equivalenze che pubblica per ciascun accordo o per sistema di valutazione. Il voto estero viene riportato in trentesimi:
- Spagna (scala 0-10) → trentesimi.
- Germania (scala 1,0-5,0, dove 1,0 è il voto migliore) → trentesimi.
- Paesi Bassi (scala 1-10, simile ma con criteri diversi).
- Regno Unito / Irlanda (scala percentuale con honours classifications).
- Paesi nordici (scale locali A-F o 1-5).
La tabella ECTS del tuo ateneo deve essere pubblica: richiedila all'ufficio relazioni internazionali o cercala sul sito. Se la conversione che ti applicano non coincide con la tabella, hai diritto a chiedere una spiegazione per iscritto.
Esempio comune — scala spagnola 0-10 convertita in trentesimi:
- 5-5,9/10 (aprobado) → 18-20/30
- 6-6,9/10 → 21-23/30
- 7-7,9/10 (notable) → 24-26/30
- 8-8,9/10 → 27-28/30
- 9-9,9/10 (sobresaliente) → 29-30/30
- 10 / matrícula de honor → 30 e lode
Non tutti gli atenei applicano esattamente questa tabella — alcuni hanno variazioni di un punto. Ma il principio generale (a voto estero più alto corrisponde un voto in trentesimi più alto in proporzione) deve essere rispettato.
La procedura amministrativa al rientro
Passaggi formali dopo il rientro, in quest'ordine:
1. Raccogliere la documentazione
Transcript, LA finale, certificato di soggiorno ed EU Survey compilato. Senza anche solo uno di questi, la pratica non parte.
2. Domanda formale alla segreteria / ufficio relazioni internazionali
Ogni ateneo ha la sua procedura. Di solito: compilare il modulo di "richiesta di riconoscimento esami sostenuti in mobilità Erasmus" e consegnare Transcript + LA. Tempo tipico: 30 giorni dal rientro.
3. Esame da parte del coordinatore accademico
Il tuo coordinatore di origine verifica che gli esami superati in destinazione corrispondano a quelli pattuiti nel LA, applica la conversione dei voti ed emette il parere. Tempo tipico: 2-6 settimane.
4. Registrazione in carriera
La segreteria studenti registra i voti nella carriera ufficiale. Tempo: 1-3 settimane aggiuntive.
Tempo totale: tra 1,5 e 3 mesi da quando consegni la documentazione. Se supera i 3 mesi, è legittimo sollecitare e fare ricorso.
Errori comuni e come fare ricorso
Quattro problemi che si ripresentano ogni anno:
Problema 1: "Il coordinatore ha convalidato solo alcuni esami"
Se gli esami erano nel Learning Agreement firmato e superati con voto positivo nel Transcript, devono essere convalidati. La convalida parziale senza motivazione è illegittima.
Azione:
- Chiedi al coordinatore la delibera scritta che spiega perché ogni singolo esame non viene convalidato.
- Se la risposta non rispetta la normativa Erasmus+, presenta un reclamo formale al protocollo dell'ateneo.
- Se non rispondono o mantengono la decisione, ricorso al Difensore civico universitario / Garante degli studenti o al Delegato del Rettore per la mobilità.
Problema 2: "Mi hanno abbassato il voto in fase di conversione"
La conversione deve seguire la tabella ECTS ufficiale del tuo ateneo. Conversioni "discrezionali" che penalizzano lo studente sono impugnabili.
Azione:
- Richiedi la tabella di conversione ufficiale per iscritto.
- Confrontala con la conversione applicata sul tuo Transcript.
- Se non coincide, reclamo formale chiedendo la conversione secondo tabella.
Problema 3: "Il mio corso non riconosce gli esami a scelta libera con esami Erasmus"
Alcuni corsi restrittivi accettano solo esami con equivalenza 1:1 nel proprio piano di studi e rifiutano che gli esami Erasmus contino come crediti a scelta libera. Dipende spesso da come è stata firmata la Tabella B.
Azione:
- Se li hai firmati come crediti a scelta libera prima di partire, devono rispettarlo. Reclamo se non lo fanno.
- Se li hai firmati come equivalenza 1:1 e al rientro non c'è corrispondenza, hai meno margine — è stato un errore di pianificazione. Anche così, di solito c'è una via intermedia (computo come crediti generici del piano).
Problema 4: "Passano mesi senza sapere cosa succede"
Se passano più di 3 mesi senza esito, scrivi alla segreteria studenti chiedendo informazioni sullo stato della pratica e tempi stimati. Se non rispondono, rivolgiti al Difensore civico universitario.
Come la convalida incide sulla tua media
Gli esami convalidati fanno media in carriera. Questo ha delle conseguenze:
- Se hai preso voti alti in destinazione, ti alzano la media del corso di laurea.
- Se hai preso voti risicati, ti abbassano la media.
Nei percorsi dove la media conta per cose successive (lauree magistrali a numero chiuso, borse rinnovate, posti di dottorato), l'Erasmus può essere strategico sia per alzare sia per "far riposare" un anno. Conviene saperlo: le università europee non sono sistematicamente più facili di quelle italiane. Spagna e Paesi Bassi possono essere esigenti; alcune università nordiche hanno sistemi pass/fail più morbidi in superficie ma con soglia severa.
Casi particolari
Hai bocciato un esame in destinazione
Gli esami non superati non si convalidano. Hai due opzioni:
- Recuperare in destinazione se il calendario dell'università ospitante lo consente (seconda sessione a settembre o in autunno).
- Sostenere l'esame equivalente a casa al rientro. L'esame risulta non superato in destinazione e non riconosciuto in origine.
Se la somma dei CFU/ECTS superati scende sotto il 60-70% concordato, c'è rischio di restituzione parziale della borsa.
Hai fatto un tirocinio (KA131-SMP)
La convalida passa per il Training Agreement + relazione del tutor + certificato di tirocinio. Il tirocinio Erasmus convalida i crediti di tirocinio/stage del piano di studi o come crediti a scelta libera se il piano non li prevede. Confermalo con il tuo coordinatore prima di partire.
L'università di destinazione consegna il Transcript in ritardo
Non è raro: alcune università europee impiegano 2-4 mesi dopo la chiusura dei verbali per emettere il Transcript ufficiale. Se il tuo rientro coincide con la chiusura delle iscrizioni del nuovo anno, può essere un problema.
Azione:
- Chiedi alla destinazione una certificazione provvisoria firmata con i voti già noti.
- Portala al tuo ateneo per avviare la procedura in via provvisoria.
- Quando arriva il Transcript ufficiale, sostituisce quello provvisorio.
Tempi realistici per chiudere tutto
Per un rientro a luglio:
- Luglio-agosto: ricevi il Transcript, il certificato di soggiorno, compili l'EU Survey.
- Settembre: domanda di convalida al tuo ateneo.
- Ottobre-novembre: esame e delibera del coordinatore.
- Dicembre: registrazione in carriera.
Per un rientro a febbraio (semestre invernale):
- Febbraio-marzo: documentazione completa.
- Aprile: domanda.
- Maggio-giugno: delibera.
- Luglio: in carriera.
Se rientri a metà anno accademico, tutto questo si sovrappone alle lezioni nuove. Avvia la procedura di convalida il prima possibile, non aspettare di avere tempo libero.
Per capire i tempi del Learning Agreement prima di partire, guarda la guida OLA passo passo. Per la borsa e l'ultimo 20% che viene sbloccato alla chiusura della pratica, ripassa la guida alla borsa Erasmus 2026. La fonte ufficiale sulla normativa di mobilità in Italia è il sito INDIRE, e il quadro generale è sulla Commissione Europea.